【店舗内装工事業でご利用のI様】案件の重なり具合、誰がどの現場?を一目で把握

2016.2.19 店舗内装工事業でご利用のI様

店舗の内装工事業を営んでらっしゃる株式会社BucksのI様のお話をうかがいました。会社全体の案件把握にTimeTreeをご活用くださっているそうです。

案件の全体像を社内でぱっと共有できるツールが必要だった

I様のお仕事についてお教えください。

新しい店舗の内装工事を請け負っています。4人でやっている会社で、もともとは大阪なのですが、現在は東京にも事務所があり大阪・東京・名古屋で仕事を受けています。私は施工も営業もやる感じです。

TimeTreeはどのように見つけられたのですか?

もともと日頃から仕事で役立ちそうなアプリをよく探す方でした。大阪・東京・名古屋と離れたところで同時に案件が進むので、それらをメンバーが把握できる共有カレンダーみたいなものがあればいいなと思っていました。仕事の連絡でLINEをよく使うのでLINEで共有しやすそうなものをいろいろ検索しているうちにたどり着きました。ちょっと触ってみてすぐに「これはいい!」となりましたね。

もともとスケジュールの共有は課題だったのですね

内装工事はビルの建築などと違って工期が短く2週間くらい、長くても1ヶ月くらいです。急に案件が入ったり時期がずれたり、スケジュールの動きも結構激しいので、それをみんなが把握しやすいツールというのを探していました。社長は普段大阪にいるので、東京・名古屋の動きも見えにくかったのでなんとかしたいなというのもありましたね。

予定の色で案件の仮or確定、現場の場所をルール化

会社ではカレンダーはどのようにご利用なのですか?

色分けしながら使っています。まず案件の打診が入ると「仮」を意味する黄色で予定を登録します。日付は例えば2/1〜2/14のように工期でいれています。案件が本決まりになると色を変えます。緑が東京、紫が名古屋、青が大阪、といった具合です。他には、メンバーのお休みや全体で集まる日などは赤で入れ、社長の予定は黒というルールにしてます。
みんなルールを把握して使っているので、特に連絡しなくても色が変われば「あ、決まったんだ」と伝わっています。カレンダーを見ながら「来月後半、たくさん詰まってるけど大丈夫かな?」とか「あの案件、流れたの?」など相談しています。

予定のないようにはどんなことを書かれますか?

メモ欄にクライアントの社名や請求締め日などの情報を登録していますね。

会社以外でもお使いですか?

会社用に使い始めたのですが、家族でも使えるなと思い今は家族用のカレンダーも作っています。妻と中1中3高2の子供三人と私の5人で共有しています。いま単身赴任中でして、休みを取る際に家族の予定にあわせるために予定を入れてもらっています。子供達がマメに入力してくれてますね。

メンバーがそれぞれ別に現場にいても、みんなが常に最新のスケジュールを把握できる

TimeTreeをご利用になられてどのようなメリットがありますでしょうか?

スマホで完結するので現場などPCを持ち込みにくいところでもどこでも確認できて、更新があれば通知が届くので常に最新の状況をみんなが把握できるというのが本当にいいですね。私たちのように複数の現場をメンバーが飛び交っていて、スケジュールの動きもある仕事にはぴったりです。本当に「これはヤバい」「すごいの見つけた!」とメンバーでも盛り上がっています。

お役にたててとても嬉しいです!ありがとうございました!

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